Bicara mengenai sistem informasi akademik di perguruan tinggi tentunya terkait dengan data berbasis web. Manajemen data sangat penting, terutama dengan kesiapan hardware dan software-nya. Bagi pengambil keputusan tidak bisa tidak, teknologi harus didayagunakan seiring dengan perubahan zaman yang cepat; sistem manual yang konvensional hanya akan membuat pengelolaan manajemen menjadi tersendat. Dari level manajemen terendah hingga top manajemen perlu menyiapkan ruang bagi pengelolaan data yang efektif, cepat dan dapat dihandalkan.

Perguruan tinggi harus dapat menyediakan layanan informasi yang up to date kepada komunitasnya. Tanpa adanya kesiapan untuk dapat bersaing dengan komunitas lain di berbagai belahan dunia, maka kita akan tertinggal. Berkat Internet kebutuhan-kebutuhan terkait dapat dipenuhi dalam hal apa pun, termasuk di bidang pendidikan. Sesuatu yang dulu menguras waktu, tenaga dan pikiran, seharusnya kini bisa dikerjakan dengan cepat. Karenanya sistem informasi akademik kampus menjadi suatu keharusan yang dapat membantu meningkatkan kemajuan-kemajuan di bidang informasi teknologi dan bidang-bidang pendidikan lain yang bisa diolah menjadi data yang siap digunakan kapan pun dan di mana pun ia diperlukan.

Tindakan antisipatif diperlukan mengingat permasalahan klasik perguruan tinggi akan selalu muncul setiap saat. Misalnya, pengolahan data penyaringan ujian masuk calon mahasiswa. Pengumuman kelulusan, pendaftaran ulang dan sebagainya. Kalau ini tidak ditangani dengan sistem informasi akademik universitas yang efektif, maka pusat data tidak akan mampu memberikan output sesuai yang di kehendaki di masa-masa mendatang, saat, kemungkinan data-data itu masih diperlukan. Ada prosedur-prosedur tertentu yang menjadikan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi maupun lembaga pendidikan harus berjalan seiring dalam menangani data-data yang masif ini.

Suatu sistem yang terintegrasi harus selalu tersedia. Pengolahan data antara user dan bagian sistem akademik yang sudah terjalin dengan baik perlu inovasi dan pemeliharan yang perlu ditingkatkan dari waktu ke waktu.

Segalanya berpacu dengan waktu. Proses pengolahan data harus dilakukan dalam waktu yang singkat. Perguruan tinggi harus bisa lepas dari aturan birokrasi manual yang berbelit-belit dan tidak praktis. Sebagai misal, pengolahan data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas dengan dosen mereka. Pengelolaan data-data ini mencakup data-data transaksi, data absensi, data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data metode pembayaran, data-data untuk dosen, termasuk gaji yang selalu rutin dibayarkan setiap bulannya. Ini harus bisa diproses cepat, tidak bertele-tele.

Kualitas perguruan tinggi bisa diperhitungkan dari kecepatan akses datanya. Karenanya sistem informasi akademik yang handal harus berada di garis depan untuk memberikan pelayan terkomputerasi, online atau daring. Sistem ini adalah sesuatu yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan akademik agar bisa meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, memiliki daya saing dan SDM yang dihasilkan adalah personel-personel yang handal.

Banyak manfaat sistem informasi akademik untuk perguruan tinggi dan mahasiswanya. Diantaranya adalah

1. Sebagai pusat informasi

Dengan sentralisasi yang tertata menghindari hilangnya data, termasuk kerusakan dan penyimpangan yang mungkin terjadi, juga penduplikasian seperti pada sistem manual.

2. Integrasi data

Data-data yang diolah, selain valid tentunya akan selalu terupdate. Jadi bisa dipantau secara real time,

3. Mempermudah proses pengolahan berbagai data terkait

Sistem online mempermudah menata proses pengolahan, ruang penyimpanan yang pastinya banyak dan bisa jadi tak terbatas dan akses mudah dengan sistem keamanan tinggi.

4. Meningkatkan citra perguruan tinggi.

Tidak diragukan lagi, keamanan adalah prioritas dalam pengelolaan data dan jika kampus bisa membuktikan sebuah sistem terpercaya maka kredibilitasnya akan dikenal di mana-mana.

Masih banyak lagi manfaat sistem informasi akademik untuk perguruan tinggi yang bisa dijabarkan di sini. Yang pasti pengelolaan yang baik akan membuahkan hasil yang baik untuk kemajuan pendidikan di negeri ini.